Sistemul informaţional adună la un loc şi intercalează un set de oameni, proceduri şi resurse ce colectează, transformă şi repartizează informaţia în organizaţie. Managementul actual foloseşte mai multe tipuri de sisteme informaţionale:
manuale (hîrtie şi creion);
neformale (orale);
bazate pe calculator.
Indiferent de tip, sistemele informaţionale au aceeaşi misiune: susţinerea informaţională a deciziilor manageriale.
Sistemele informaţionale joacă un rol-cheie în management. Ele contribuie la performanţe, la mărirea eficienţei operaţiilor, la un management eficient şi la avantaje competitive, însă, uneori, sistemele informaţionale pot să se deterioreze. Dacă sistemul informaţional nu-şi îndeplineşte misiunea, el poate cauza insuccesul managementului. Acest lucru ne atenţionează asupra faptului că promovarea sistemelor informaţionale este o activitate majoră şi serioasă pentru manageri.
Din cele expuse se poate trage concluzia că sistemele informaţionale reprezintă pentru management:
o arie de activitate majoră, la acelaşi nivel cu contabilitatea, marketingul etc.;
una din resursele majore;
un factor important ce afectează eficienţa, satisfacţia;
o sursă bogată de informare în scopul luării deciziilor;
un catalizator sau ingredient în dezvoltarea altor produse;
o importanţă vitală.
Ce informaţie este necesară pentru elaborarea unei decizii? Ce proiect de sistem informaţional este mai bun pentru rezolvarea problemelor de asistenţă informaţională a managementului? Sînt întrebări a căror rezolvare ţine de responsabilitatea managementului, cu toate că acest lucru, în principiu, poate fi făcut şi de către specialişti şi consultanţi în materie.
Elaborarea şi implementarea unui sistem informaţional sînt mai mult operaţii de ordin tehnic, care pot fi atribuite responsabilităţii specialiştilor în domeniu (specialişti în computere şi sisteme informaţionale, de exemplu), deşi o conlucrare, o legătură cu managementul este necesară atunci cînd schimbările organizaţionale ce pot avea loc necesită modificări ale sistemului informaţional. În aşa caz, efectuarea unor astfel de modificări şi transformarea proiectului într-un produs final dorit duce de multe ori la apariţia unui nou sistem informaţional.
De obicei, în procesul elaborării şi dezvoltării sistemului informaţional se face o deosebire între utilizatorul sistemului informaţional (managerul) şi proiectantul lui (specialistul, analistul de sistem), dar această deosebire ţine numai de poziţia altor persoane care participă în procesul de elaborare. Ei trebuie să coopereze, să înţeleagă şi să respecte reciproc atît capacităţile fiecăruia, cît şi neajunsurile (limitele) lor, să susţină împreună pînă în final procesul de elaborare.
Crearea unui sistem informaţional este un proces interactiv, însă deseori responsabilitatea pentru elaborarea sistemului informaţional, determinarea obiectivelor, stabilirea standardelor şi determinarea performanţelor etc. este transmisă de la managerii de vîrf către personalul specializat în sisteme informaţionale şi computere. Aceasta nu este altceva decît un management iresponsabil.
Lipsa de cunoştinţe şi de interes pentru procesele elaborării, implementării şi exploatării sistemelor informaţionale din partea unor manageri poate avea consecinţe grave şi ireparabile. Mulţi din manageri sînt de părere că nu este necesar să cunoască noile tehnologii informaţionale. Este o poziţie greşită. Transformările în management după 1990, introducerea tehnologiilor avansate de prelucrare a informaţiei, dependenţa tot mai mare de calculator duc la necesitatea de a cunoaşte noile tehnologii.
Rolul managementului în dezvoltarea sistemelor informaţionale este demonstrat în figura 22.1, din care se poate concluziona că în această activitate sînt implicate – într-o măsură sau alta – toate nivelurile manageriale.
De ce sînt importante sistemele informaţionale? De ce trebuie studiate? Sistemele informaţionale au devenit o componentă vitală a organizaţiilor prospere. Pentru manageri studierea sistemelor informaţionale este o condiţie a autodezvoltării.
Pentru a-şi exercita efectiv rolul în elaborarea şi dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie să înţeleagă instrumentele analitice de bază. Ei trebuie să posede cunoştinţe fundamentale în domeniul sistemelor informaţionale şi al organizării datelor, să înţeleagă întregul proces de elaborare a unui sistem informaţional. Despre astfel de lucruri va fi vorba în continuare.
Trebuie să aprobe politicile de implementare, organizare, dirijare şi control al sistemelor.
Trebuie atras direct la dezvoltarea sistemelor prin elaborarea politicilor sau alocarea resurselor.
Trebuie să aprobe modalităţile de implementare a sistemelor.
Trebuie implicat în dezvoltarea sistemelor la nivel de dirijare şi control.
Trebuie atras în elaborarea sistemelor la nivel de operaţii.
Fig. 22.1. Rolul managementului în dezvoltarea sistemelor informaţionale
