Selectarea şi procurarea mijloacelor şi a tehnologiilor informaţionale

Există situaţii cînd organizaţia nu este în stare să elaboreze şi să imple­menteze sisteme informaţionale complexe, bazate pe noile tehnologii infor­maţionale. De cele mai multe ori cauzele sînt:

            lipsa de mijloace financiare (organizaţia nu are posibilitatea de a in­vesti bani în procurarea sau elaborarea unor sisteme informaţionale scumpe, necesare în activitate, dar îşi planifică pentru viitor un astfel de lucru);

            lipsa de specialişti în domeniu, care ar putea planifica, elabora şi im­plementa noile sisteme informaţionale;

            incapacitatea de a utiliza efectiv şi eficient sistemele informaţionale bazate pe noile tehnologii: pregătirea necorespunzătoare a utilizato­rilor sau chiar lipsa ei, lipsa unor spaţii amenajate etc.

În astfel de cazuri, menţinîndu-şi intenţiile de a-şi moderniza activitatea în domeniul utilizării resurselor informaţionale, în domeniul prelucrării infor­maţiei, în scopul trecerii treptate la noile sisteme informaţionale organizaţia poate să înceapă cu selectarea şi procurarea echipamentelor şi tehnologiilor informaţionale care ar rezolva parţial următoarele probleme:

            automatizarea unor procese de prelucrare a informaţiei (procesarea textelor, a foilor de calcul, implementarea unor programe-standard de automatizare a oficiilor etc.);

            pregătirea utilizatorilor (familiarizarea lor cu echipamentele, mijloa­cele şi programele standard, trecerea treptată de la prelucrarea ma­nuală la cea computerizată a informaţiei, utilizarea comunicaţiilor asistate de calculator, utilizarea unor resurse informaţionale din reţe­le externe sau de pe suporturi optice – CD etc.);

            formarea grupului de specialişti pentru elaborarea noilor sisteme in­formaţionale (prin autoinstruire, folosind mijloacele şi tehnologiile noi, prin atragerea lor din alte organizaţii, prin organizarea unor pro­grame necostisitoare de formare a specialiştilor etc.).

Aspectele enumerate pot servi ca premise pentru luarea deciziilor de mo­dernizare a activităţilor de prelucrare a informaţiei în organizaţie, procurarea echipamentelor şi tehnologiilor informaţionale corespunzătoare.

Lucrările de echipare a organizaţiei cu noi mijloace informaţionale şi implementartea noilor tehnologii informaţionale se vor desfăşura în confor­mitate cu următoarele etape:

            analiza problemelor;

            studii de fezabilitate;

            planificarea activităţilor;

            selectarea echipamentelor şi tehnologiilor;

            procurarea şi instalarea echipamentelor şi tehnologiilor;

            întreţinerea şi administrarea echipamentelor şi tehnologiilor informa­ţionale.

Pentru realizarea etapelor enumerate, inclusiv studierea problemelor existente în organizaţie în domeniul utilizării echipamentelor şi tehnologiilor de prelucrare a informaţiei, a necesităţilor de modernizare, înnoire sau ex­tindere a lor pentru elaborarea unor recomandări concrete în organizaţie este necesară formarea unui grup de lucru compus din:

           specialişti şi manageri în domeniul noilor tehnologii informaţionale din cadrul organizaţiei;

           experţi invitaţi;

           reprezentanţi ai utilizatorilor din organizaţie;

           manager în finanţe.

Acest grup va activa începînd cu analiza problemelor existente şi termi- nînd cu propunerile de procurare şi instalare a echipamentelor şi tehnologii­lor, elaborînd şi înaintînd conducerii organizaţiei propuneri concrete pentru finalizarea fiecărei etape de lucru.