Un eveniment se defineşte ca un fapt oarecare ce se produce sau este pregătit. În activitatea de PR sunt valabile ambele situaţii, fie că are loc un eveniment, fie că este creat, el va fi anunţat opiniei publice printr-o ştire.
Ştirile sunt transmise ziarelor sau presei audiovizuale. Din noianul de ştiri cu care acestea se confruntă zilnic sunt alese cele mai interesante. Selectarea ştirilor se face după anumite criterii. Trei criterii sunt importante: actualitatea, semnificaţia şi gradul de interes.
Actualitatea. Prin definiţie , ştirea este ceva nou şi publicul nu se înşeală în această privinţă. Cand răsfoieşte un ziar , cand deschide radioul sau televizorul la ora programelor informative publicul aşteaptă răspuns la întrebarea „ce este nou?”.
Se exgerează astăzi destul de mult în căutarea avidă de actualitate, în goana după scoop, după ştirea în exclisivitate care să fie transmisă măcar cu un minut înaitea concurenţei. Şi aceasta se face în detrimentul informaţiei de profunzime. Lupta continuă pentru exclusivitate este stimulatoare pentru jurnalişti, dar publicul rămane indiferent.
Este foarte adevărat că prima agenţie de presă, prima staţie de radiodifuziune care anunţă un eveniment important îşi caştigă astfel un bun renume.
Publicul are propriile habitudini de a citi sau de a asculta; în general, cu excepţia situaţiilor cand se ivesc ştiri senzaţionale despre care vorbeşte toată lumea, el nu-şi va da seama că ziarul său a fost depăşit în viteză de un confrate. Dar este exigent în ceea ce priveşte actualitatea ştirilor oferite; îi place să citească la micul dejun relatarea unui eveniment care a avut loc în timp ce dormea, îi place să urmărească în direct Jocurile Olimpice sau evenimetele politice majore.
Această nevoie de actualitate este evidentă mai cu seamă atunci cand este practică, cand informaţia cere o reacţie a publicului sau a unei părţi a publicului. Are nevoie de actualitate zilnic în privinţa cursurilor de schimb sau a valorilor la bursele de mărfuri, a buletinului meteo.
Actualitatea este, aşadar, un factor al criteriului de interes. Pentru ziarist, aceasta înseamnă că trebuie să afle şi să relateze cat mai repede cu putinţă evenimentele semnificative şi demne de interes. Dacă se mişcă repede ştirea sa va fi în prima pagină pe trei coloane şi cu subtitlul „în exclusivitate, de la trimisul nostru special”; în caz contar va ocupa două-trei randuri în pagina a şasea.
Trebuie să reţinem şi faptul că actualitatea focalizează într-un anumit fel interesul publicului. În general, curiozitatea cititorilor sau ascultătorilor faţă de probleme contemporane sau faţă de popoare aflate la mare distanţă este oarecum difuză; actualiatea , adică un eveniment semnificativ sau senzaţional legat de acea problemă sau de acel popor, joacă rolul unui excitant intelectual.
Dacă nu are legătură cu actualitatea imediată, chiar şi cel mai bun articol despre o ţară sau o regiune, despre un sector economic sau social va fi respins de redactorul şef sau păstrat în aşteptarea unui eveniment care să îl actualizeze.
Semnificaţia. Criteriul semnificaţiei se aplică evenimentului în sine şi gradului de amploare a repercusiunilor sale în timp şi spaţiu. Deşi factorii semnificaţiei sunt numeroşi, o analiză rapidă facilitează evaluarea ei cu aproximaţie suficientă pentru a decide dacă ştirea despre eveniment merită să fie publicată şi ce importanţă să i se atribuie ca întindere şi paginare.
În anumite situaţii semnificaţia este ascunsă; ea nu apare decat în urma unei atente analize. Ziaristul trebuie să fie mereu pregătit să evalueze asemenea evenimente. I se poate întampla o dată pe zi, pe săptămană sau pe an. Atunci este clipa sa de adevăr, nu are dreptul să se înşele. Nu înseamnă că nu se înşeală niciodată. Ce perspicacitate fabuloasă i-ar fi trebuit unui ziarist, pentru a evalua, pe 28 iunie 1914, consecinţele mondiale ale asasinării unui prinţ austriac într-un oraş din Balcani ? Sigur că, ziaristului i se cere să fie capabil de asemenea performanţe. Aşa se explică, poate, că uneori există tentaţia supraestimării unui eveniment , cum ar fi o manifestaţie populară, impresionantă, dar care nu are cum să schimbe mersul istoriei. În acest caz riscul este mai mic, evenimentul, avand o semnificaţie imediată, merită să fie prezentat.
Aprecierea semnificaţiei unui eveniment cere din partea ziaristului cultură, cunoştinţe variate, spirit critic şi o mare rapiditate în gandire. Dacă înţelege a doua zi sau chiar cu un minut mai tarziu de închiderea ediţiei, atunci va fi prea tarziu, inutil şi de neiertat.
Gradul de interes. Este un criteriu mai complex decat primele două, fiind legat nu numai de eveniment în sine, ci şi de atitudinea pe care o va manifesta publicul în privinţa lui. Dacă ar neglija acest criteriu, toate ziarele din lume ar avea acelaşi conţinut.
Primul aspect al criteriului este un inreres direct, obiectiv. Este interesul publicului pentru o ştire care va reclama o reacţie din partea sa: o reformă a legislaţiei comerciale sau a Codului civil, o nouă reglementare a circulaţiei, anunţarea unui spectacol sau manifestaţii etc. În toate aceste cazuri interesul publicului este evident.
Înteresul unui public dat pentru un eveniment este direct proporţional cu factorii legaţi de acest eveniment – între care, semnificaţia şi actualitatea lui, la care se adaugă caracterul dramatic sau neobişnuit al faptelor, notorietatea personajelor etc. El se află în raport invers proporţional cu ceea ce numim distanţă psihologică între locul unde s-a petrecut evenimentul şi publicul respectivei ştiri.
La aceasta se adaugă un aspect particular pe care americanii îl numesc interes uman, legat de gradul de emotivitate al publicului, de înclinaţia sa de a se identifica oarecum cu eroii sau victimele unui fapt divers. Astfel, un public intelectual se va preocupa mai puţin de poveştile amoroase ale vedetelor şi capetelor încoronate, iar un public de gospodine va aprecia ştirile legate de noutăţile electrocasnice.
Ziariştii trebuie să-şi cunoască bine propriul public, în acest sens fiind ajutaţi de sondaje periodice făcute de specialişti, ca şi de reacţiile cititorilor exprimate în scrisori sau în intervenţii directe, la radio şi televiziune.
Ziarist sau specialist în relaţii publice, cel ce realizează ştirea trebuie să-şi pună două întrebări : „această ştire poate interesa publicul meu ? dacă da, care sunt acele aspecte particulare care îl vor interesa mai mult?”.
Structura unei informaţii
După alegere şi decizia de a transforma un eveniment în ştire, vor trebui determinate elementul esenţial şi substanţa acesteia. O ştire este o mărturie despre eveniment, dar nu o mărturie oarecare în care autorul este chemat să spună ce a văzut şi nimic mai mult. Ziaristul este un martor activ şi selectiv. Activ pentru că va căuta elementele de informaţie care nu i se vor înfăţişa de la sine, şi selectiv pentru că nu va relata decat ceea ce poate interesa propriul public.
Este vorba de a traduce în cuvinte, cat mai fidel cu putinţă, realitatea evenimentului. Pentru aceasta există o regulă cu mult mai veche decat gazetăria, o regulă care determină structura oricărui mesaj de informare. Este seria de întrebări formulate de Quintilian în urmă cu două mii de ani: quis, quid, ubi, quibus auxiliis, cur, quomodo, quando ? Această serie s-ar traduce azi prin: cine, ce, unde, cand, cum, de ce ? O ştire, o informaţie trebuie să fie un răspuns la aceste şase întrebări. Importanţa lor variază în funcţie de eveniment, dar în orice împrejurare informaţia cea mai succintă trebuie să răspundă măcar primelor patru întrebări şi nu există nici o informaţie completă care să nu răspundă la cele şase.
De exemplu: „Ministrul Transporturilor, care în această dimineaţă inaugura lansarea primei Săgeţi Albastre din Gara de Nord , a fost călcat de un accelerat şi a murit pe loc.” Desigur, această ştire va fi amplificată, dar tot ce se va adăuga vo fi detalii şi aceste 26 de cuvinte, cu doar cateva mici variante posibile, vor constitui primul anunţ al evenimentului, flash-ul agenţiilor de presă şi al posturilor de radio.
Orice alt material, articol, interviu, reportaj, respectă, ca şi ştirea, regula de a răspunde în mod obligatoriu celor şase întrebări.
Transmiterea ştirilor
Mijloacele moderne de telecomunicaţii au jucat un rol esenţial în transformarea presei, a funcţiilor sale şi a conţinutului său. Pană în secolul XIX , ziarele se ocupau cu ştirile naţionale, pentru ştirile externe apeland la servicuil poştal. Noţiunea de actualitate internaţională a apărut ca urmare a dezvoltării unor mijloace de transmitere mai rapide, mai regulate, mai bine organizate.
Originea presei moderne este situată la 1832, cand s-a înfiinţat Agenţia Havas. Ştirile erau transmise prin telegraf optic şi prin porumbei călători. Puţin mai tarziu a apărut telegraful electric, iar în secolul XX teleimprimatoarele, reţeaua internaţională de telefoane şi telex, apoi sateliţii de telecomunicaţii. Ce avem azi în plus ? Internetul !
Telefonul, faxul, mail-ul, conferinţa de presă asigură transmiterea rapidă a ştirilor către agenţia de presă sau direct ziarelor şi presei audiovizuale.
Elaborarea ştirilor
Specialiştii în relaţii publice trebuie să ştie să redacteze ştiri de tip jurnalistic. Vom vorbi , de aceea, despre informaţie şi stilul jurnalistic.
Din punct de vedere etimologic, a informa înseamnă a pune într-o formă materialul disponibil. Dacă împărţim activitatea jurnalistică în doi timpi – culegerea de date şi informarea – înţelegem că termenul este justificat.
După ce au fost stranse ştirile de către reporteri sau promite din surse exterioare (prin agenţii de presă) , acestea trebuie prezentate publicului. În acest stadiu, după ce s-a obţinut maximum de date posibile, rămane de pregătit mesajul . Aceasta se face avand o grijă deosebită în două direcţii: pentru a asigura o comunicare de bună calitate, adică a face mesajul inteligibil pentru un număr cat mai mare de oameni; pentru a utiliza cat mai bine mijloacele tehnice de care dispunem. Aceste două imperative impun o serie întreagă de operaţiuni care vor transforma materia brută, respectiv informaţiile adunate, în articole, prin asamblarea cărora se realizează ediţia unui ziar.
Se pot distinge două categorii de operaţiuni: redactarea propriu-zisă şi prezentarea. Între cele două există o stransă interdependenţă, deoarece repoterul trebuie să redacteze un articol de o anumită lungime, în funcţie de cerinţele de paginare, şi pentru că secretariatul de redacţie trebuie să pună în valoare articolul aşa cum este el redactat.
Regulile redactării de tip jurnalistic sunt valabile pentru toate operaţiunile scrierii unui articol. Ele sunt mai mult sau mai puţin rigide, în funcţie de ziar şi de ţară. În cazul anumitor reviste, unde toate articolele sunt sistematic rescrise de specialişti, aşa-numiţii rewriters, regulile redactării vizează armonizarea celor mai mici detalii.
Vom vorbi în continuare despre elementele principale, constitutive, de regulile aproape universale ale stilului jurnaliatic. De multe ori sintagma stil jurnalistic este folosită peiorativ, adică pentru a desemna „un stil jurnalistic de proastă calitate”. Dacă scriitorul lipsit de talent nu îl compromite cu nimic pe cel de geniu, în schimb criticile îndreptăţite aduse unui articol anume, unui ziarist anume sau unui ziar anume se răsfrang totdeauna asupra ansamblului presei. Cea mai bună apărare a stilului jurnalistic se află în explicarea scopului său şi a regulilor sale, iar cea mai bună ilustrare a lui se găseşte în periodicele de bună calitate. Scopul este clar: să aducă la cunoştinţa şi la gradul de înţelegere a unui număr cat mai mare de cititori evenimentele din actualitate. Metoda specifică vizează în principal compoziţia şi redactarea, dar trebuie să amintim cate ceva şi despre pregătirea articolului.
Pregătirea. În primul rand trebuie făcută ordine în materialele pe care le-a strans reporterul sau pe care le-a primit deskul din diferite surse. Se cere făcută o ultimă evaluare critică pentru a estima interesul relativ şi a alege ceea ce trebuie reţinut.
Ziaristul care se pregăteşte să redacteze o ştire are la dispoziţie două feluri de materiale. Primele se referă direct la eveniment. Pentru reporter, acestea sunt propriile însemnări, pentru redactorul de desk sunt telegramele şi notele reporterilor. Celelalte materiale sunt cele care vor completa informaţia, vor ajuta la înţelegerea ştirii şi la descifrarea semnificaţiei sale. Ele se referă în principal la evenimente anterioare sau simultane care au nifluenţat evenimentul în cauză sau care s-ar putea conjuga cu el pentru a da un rezultat previzibil. Provin din arhive, din biblioteci, dar şi din memoria ziaristului. Nu aşteptăm totul de la această memorie, dar trebuie să fie suficientă pentru a ghida eficient căutările în sursele de documentare şi pentru a evita pierderea de timp cercetand dosare mult prea voluminoase.
După ce materialele au fost adunate, rămane de operat selecţia, deoarece cantitatea lor este prea mare pentru a putea fi toate folosite pentru articolul sau ştirea comunicată cititorului. Cum se face selecţia ? Cu ansamblul criteriilor evocate în paginile anterioare: actualitate, semnificaţie, grad de interes. Se reţine, aşadar, ceea ce este nou, ceea ce este util înţelegerii, ceea ce va atrage atenţia cititorului. În plus, ziaristul se asigură că informaţia este completă, că răspunde celor şase întrebări obligatorii.
Structura compoziţională. Etapă ultimă înaintea redactării, structurarea materialului este simultană cu ceea ce am numit pregătire. În toate împrejurările, ea permite găsirea unei ultime deficienţe printre materialele stranse şi, prin urmare, ajută la desăvarşirea pregătirii. Structurarea materialului este prima etapă din partea a doua a muncii ziaristului: a-i informa pe ceilalţi şi a-i face să înţeleagă. Rezultă de aici că structura compoziţională răspunde în primul rand la imperativul calităţii. Remarcăm faptul că în această regulă există o evidenţă aplicabilă oricărui stil specializat, fie al unui orator, fie al unui jandarm care redactează un proces-verbal, fie al unui ziarist. În timp ce textul unei conferinţe nu trebuie să fie limpede decat pentru un auditoriu familiarizat cu subiectul tratat, articolul de presă, în schimb, trebuie să fie inteligibil pentru orice, oricare ar fi subiectul, lucru valabil în presa de mare tiraj. În acest scop, ziaristul face apel la mijloace simple care vizează înlesnirea lecturii, permiţand cititorului grăbit să ia cunoştinţă de esenţial printr-o parcurgere fugară a articolului. În mod secundar, aceste mijloace au drept scop simplificarea intrucerii unei modificări de ultimă oră, uneori chiar înainte de închiderea ediţiei. Primul dintre aceste mijloace, la care este cvasi-obligatoriu să recurgem, este introducerea ( chapeau-ul), fraza de început, care trebuie să fie limpede, concisă şi la obiect. Ea este primul element al unui articol. Fiind vorba de o ştire, cuprinde esenţialul informaţiei: ceea ce este nou, mai semnificativ şi mai interesant. Dacă articolul este lung, redactorul va dezvolta ulterior diferitele elemente din introducere; dacă articolul este scurt, redactorul va adăuga doar detalii complementare. În toate situaţiile, cititorul trebuie să primească din primele randuri maximum posibil de informaţie. Dacă subiectul îl interesează, el continuă lectura; dacă nu, va totuşi pus la curent cu respectiva ştire. În plus, este util să fie inserate în introducere elemente care se pot modifica între momentul redactării şi cel al închiderii ediţiei. Este suficient ca , în ultimul moment, să fie rescrisă introducerea pentru a actualiza întergul articol. De exemplu: în cazul unei catastrofe, se dă bilanţul încă de la început; dacă în cuprinsul articolului este nevoie să se vorbească mai pe larg despre acest bilanţ, atunci fraza de început va suna astfel:” la orele 12.00 erau 15 morţi şi 19 răniţi”. Afirmaţia rămane valabilă şi dacă bilanţul se agravează şi va fi suficient să se modifice cifrele în introducere. Cand este vorba despre o anchetă, un reportaj de amploare sau orice articol care cu este nici ştire, nici comentariu, introducerea se supune aceleiaşi reguli. Dar, cel mai frecvent, ea vizează punerea cititorului în miezul subiectului, printr-o descriere sau printr-un citat semnificativ, printr-un amănunt de natură să starnească interesul, curiozitatea. Comentariul este singurul gen jurnalistic care acceptă o introducere clasică; dar fraza introductivă este adesea un scurt rezumat al principalelor fapte aduse în discuţie.
Cuprinsul articolului. Respectă reguli compoziţionale clasice, dar şi alte reguli care au drept scop să permită modificări de ultimă oră şi menţină trează atenţia cititorului. Structura compoziţională de tip jurnalistic este prezentată schematic pri imaginea coş de sobă din olane. Un articol trebuie să fie alcătuit din elemente îmbucate unul într-altul. Trebuie să se facă loc unei ştiri de ultimă oră ? Atunci se va scurta articolul scoţand cateva elemente. Un element se dovedeşte fals sau perimat ? Atunci este înlocuit cu un element nou. La aceasta se adaugă imaginea unei piramide răsturnate, care impune plasarea elementelor în ordine descrescătoare a importanţei. Aici vo putea fi tăiate ultimele aliniate fără ca textul să sufere. De asemenea, în acest fel este ajutat şi cititorul şi nu este privat decat de elemente secundare, dacă abandonează lectura înainte de sfarşitul articolului. Regula se aplică, în general, pentru articolele scurte. Dacă articolul depăşeşte două sau trei sute de cuvinte, devine necesară redeşteptarea atenţiei cititorului, doarece gradul de interes urmează o curbă descendentă. Trebuie, aşadar, păstrate cateva elemente, fie ele şi secundare, dar interesante sau surprinzătoare, pentru a le presăra în cuprinsul textului; acelaşi lucru se poate spune şi despre elementele de explicaţie considerate necesare. În sfarşit, dacă un editorial sau o anchetă cer în mod normal o concluzie nu acelaşi lucru este valabil pentru o ştire. Un articol mai mic de trei sute de cuvinte se termină pur şi simplu prin înşiruirea elementelor mai puţin semnificative ale ştirii. Un articol mai lung impune autorului să aibă grijă de final, dar evită în mod normal orice concluzie explicită care ar transforma ştirea în comentariu. Adesea se termină cu un detaliu caracteristic pentru atmosfera evenimentului, cu o ipoteză privind cauzele sau consecinţele lui, sau citand comentariul unui martor. Ceea ce contează este să se preconizeze de la început această încheiere, rezervandu-i elementul care pare cel mai adecvat.
Structura compoziţională de tip jurnalistic ţinteşte să obţină cea mai bună înţelegere şi cu cel mai mic efort din partea cititorului. Oricare ar fi procedeele, ele au drept scop să pună în evidenţă punctele cele mai frapante ale unei informaţii, fie că este vorba de elemente esenţiale ale ştirii sau de amănunte care explică ori trezesc interesul cititorului.
Stilul. Stilul jurnalistic sau scriitura propriu-zisă vizează, ca şi compoziţia, înţelegerea textului de către cititor. De asemenea, are drept scop să facă lectura atrăgătoare, să transforme cititorul în martor indirect al faptelor. Un articol de informare, un reportaj, un interviu nu sunt rapoarte seci, ci texte care îl fac pe cititor să pătrundă cat mai adanc posibil în iţele evenimentului. Cateva zeci de randuri despre o descoperire medicală nu se scriu la fel ca un reportaj despre un campionat de fotbal, şi nici o relatare a dezbaterilor parlamentare ca o notă despre aventurile sentimentale ale unei vedete. Chiar în sanul aceluiaşi gen, rămane destulă flexibilitate ca să îngăduie fiecăruia să-şi exprime personalitatea în propriul său stil. Aceste reguli pot fi rezumate în trei epitete: simplu, concret,viu.
Simplitatea este caracteristica de bază a stilului jurnalistic. Orice articol trebuie să fie pe înţelesul cititorilor cel mai puţin cultivaţi. În lucrarea „La Presse en France” , Jean Marie Charon critică inflaţia de „discursuri gureşe, prea literare, adică saturate de termeni codificaţi din ce în ce mai absconşi pentru gradul de înţelegere a unei mari părţi din public, mai cu seamă tineri şi oameni obişnuiţi”. Chiar dacă ziarul se adrsează unui public cu nivel intelectual peste medie, nu trebuie pierdut din vedere faptul că lectura ziarului se face în clipe de odihnă, de răgaz, şi nu trebuie să ceară nici un fel de efort, nicidecum un dicţionar de neologisme. Simplitatea este calitatea stilului cel mai greu de obţinut. Este o problemă ce ţine de experienţa personală. Ea vizează în primul rand vocabularul. Trebuie evitate cuvintele mai puţin obişnuite, dar dacă sunt necesare trebuie definite şi repetate. Cititorul care nu le cunoaşte sau le ştie eronat le va înţelege mai bine dacă le găseşte în mai multe contexte diferite. Simplitatea gramaticală impune evitarea folosirii unei topici dificile şi preţioase. Scurtimea frazelor este bună pentru înţelegerea textului. Este de preferat să scrii trei propoziţii principale independente, decat o principală completată de două subordonate. Este importantă şi lungimea cuvintelor. Am vorbit pe larg despre acestea în stilul textelor de relaţii publice.
Caracterul concret, obiectiv şi precis al stilului unui ziarist este de cel mai mare ajutor pentru rigoarea cu care trebuie tratată informaţia. Scopul ziaristului este să-l facă pe cititor să vadă, să simtă şi să audă evenimentul. Vorbăria inutilă îl distrage pe cititor şi-l îndepărtează de acţiunea la care am vrut să-l facem părtaş. Fiecare propoziţie şi aproape fiecare cuvant trebuie să aducă un element de informaţie. De aici decurge importanţa selecţiei şi a preciziei fiecărui substantiv sau adjectiv, a eliminării oricăror adjective sau adverbe vagi sau inutile. Simplitatea şi precizia dau stilului o anumită vivacitate. Dar pentru a fi plin de viaţă trebuie să se facă apel şi la alte mijloace, cum ar fi redactarea la timpul trezent, introducerea de citate, imaginile vizuale şi comparaţiile. Prezentarea la persoana întai incită cititorul să se identifice cu reporterul dar este indicată în reportajele de amploare, senzaţionale sau în exclusivitate. Ar trebui, poate, să vorbim şi de corectitudinea lingvistică , dar acest lucru este de la sine înţeles. Trebuie evitate greşelile de scriere, mai cu seamă a numelor proprii, păstrate exactitatea vocabularului, sintaxa şi punctuaţia.
Exercitiu
Firma la care lucrati pregateste un eveniment, redactati o stire despre acesta, faceti autoevaluarea textului
Ştiri pentru radio şi televiziune
Pentru presa audiovizuală lucrăm cu fapte, imagini şi sunete. Faptele sunt elementele vitale ale oricărei ştiri, atat pentru presa scrisă, cat şi pentru audiovizual. Uneori, nici nu este nevoie de un comunicat de presă; autorul de texte de RP poate să trimită către mijloacele de comunicare în masă o fişă de informaţii, iar reporterii vor scrie articolul. În cazul mijloacelor de informare în masă electronice, faptele singure nu sunt suficiente. Fie că este vorba de un eveniment special care va avea loc, despre o conferinţă de presă sau despre o situaţie de criză, terbuie să ţineţi cont de imagini şi sunete. Aceste imagini şi sunete înregistrate la acel eveniment care face obiectul ştirii se numesc „înregistrări în direct” (actualities).
Anunţuri şi evenimente speciale
Pentru anunţarea prin televiziune a unui eveniment care urmează să aibă loc, va trebui să prezentaţi o activitate filmată sau înregistrată pe videocasetă sau DVD. De aceea, la prima ediţie a unui eveniment anual, veţi înregistra imagini pentru anunţarea celui din anul viitor – pe videocasetă, film de 16mm, diapozitive de 35mm sau digital (pentru site). Cand pregătiţi ştirea despre un eveniment care urmează să aibă loc, este bine să ilustraţi expunerea cu o videocasetă cu sonor (şi o casetă audio pentru radio), diapozitive color de 35m m şi chiar un film pe 16mm. Este bine să înregistraţi pe diapozitive de 35mm scheme şi grafice care prezintă numărul de participanţi şi alte informaţii de la evenimentul de anul trecut. Pe un diapozitiv puteţi prezenta şi date despre evenimentul care urmează să aibă loc. Aceste date este bine să apară şi pe site-ul organizaţiei, împreună cu imagini digitale de la evenimentul de anul trecut. Atunci cand fotografiaţi o activitate, nu o regizaţi. Puteţi fotografia pregătirile pentru eveniment, ele fiind ştiri valide. Pentru sunet, puteţi apela la persoanele implicate – oficialităţi, dacă se poate – care să facă anunţurile. Ele trebuie să fie înregistrate de tehnicieni, pentru a asigura sunetului calitatea necesară difuzării. Pe măsură ce se apropie data evenimentului, luaţi interviuri participanţilor, oferiţi posturilor de radio şi TV casetele audio şi video. Pentru prezentarea în mijloacele de informare în masă a desfăşurării evenimentului, vă interesaţi cu trei –şase săptămani înainte ce echipamente trebuie să pregătiţi. Vă verificaţi sistemele de iluminare şi amplificare şi pregătiţi o listă cu activităţile care pot fi transmise. Cand sosesc reporterii, trebuie să fiţi în stare să le oferiţi toate materialele pregătite dinainte, plus o actualizare cu ceea ce se întamplă în acea zi şi în cea următoare. Menţionaţi orice modificare sau corectare a materialelor care au fost deja trimise. Daţi reporterilor un comunicat scurt, în stilul adecvat difuzării la radio şi TV. Anexaţi acest comunicat unui articol mai lung, pregătit pentru presă; acesta este util reporterilor atun ci cand vor rescrie subiectul sau îşi vor scrie propriile texte. În timpul desfăşurării evenimentului special, o persoană din compartimentul de RP trebuie să stea permanent în sediu, să răspundă la telefoane, la întrebări ale mass-media. Poate să dea e-mail-uri, să completeze pe site noile informaţii despre eveniment. Coordonatorul evenumentului ia legătura permanent cu acxeastă persoană. Pentru media concurente folosiţi aspecte diferite ale evenimentului.
Conferinţele de presă
Sunt convocate de şefii compartimentelor de RP atunci cand urmăriţi să apară ceva în presă. Subiectul poate fi un anunţ important din partea conducerii organizaţiei, o explicaţie legată de un eveniment, prezenţa pentru scurt timp a unei personalităţi – un demnitar, o celebritate. Valoarea conferinţei de presă constă în numărul cat mai mare de întrebări care pot fi puse. Există mai multe feluri de conferinţe de presă. Una dintre ele este conferinţa de presă în direct, cand mass-media se deplasează într-un loc ales pentru semnificaţia sa. Adesea, conferinţele de presă se desfăşoară prin satelit; costă mult, dar transmisia este instantanee şi participă mulţi. O conferinţă de presă mai discretă este cea prin telefon; recurg la ea reprezentanţii investitorilor, pentru a permite comunicarea simultană între directorul general, analiştii financiari şi reporterii economici. Pentru orice tip de conferinţă, este nevoie de o planificare riguroasă. De obicei, pregătiţi un anunţ, în care arăteţi scopul conferinţei, specificaţi personalitatea care ia parte, precizaţi data, ora, locul şi persoanele de contact pentru eventuale întrebări. Puteţi transmite anunţul direct presei sau folosiţi o agenţie de RP , de exemplu, pentru subiecte financiare. Cand faceţi un anunţ neaşteptat, pregătiţi materiale documentare pentru presă. Setul trebuie să cuprindă anunţul tipărit, materiale biografice despre personalitate, documentare despre aspecte semnificative.În timpul conferinţei oferiţi doar o cafea şi răcoritoare, nimic mai mult, pentru că nu este o recepţie.
Crizele
O criză, cum ar fi incediul dintr-o fabrică, luarea de ostatici, este o combinaţie dezorganizată între un eveniment special şi o conferinţă de presă. Media vor avea nevoie de informaţii pe care şi dvs. le obţineţi destul de greu. Dar obţinerea şi furnizarea acestor informaţii sunt lucruri foarte importante pe care trebuie să le faceţi.
Talk-show-uri şi ştiri oferite la cerere
În anumite situaţii, pentru a atrage atenţia, organizaţi talk-show-uri; pentru ele alegeţi o paesoană care atrage atenţia atat a publicului, cat şi a telespectatorilor. Pregătiţi materiale pentru gazda emisiunii, fişă de informaţii despre organizaţie, eveniment, motivul organizării, informaţii biografice despre invitat. Informaţiile trebuie să fie scurte, redactate la teri randuri pe foaie groasă; puteţi pregăti şi diapozitive şi fotografii.
Unele organizaţii oferă, la cerere, laq un număr special sau gratuit, informaţii şi ştiri înregistreate la nivelul tehnic necesar transmisiei. Informaţiile sunt actiaulizate permanent. O sursă de informaţii este şi pagina web, dar nu are calitatea necesară transmisiei.
Comunicatele de presă
Presa poate folosi comunicatul dvs de presă despre un eveniment viitor dacă este o ştire valoroasă. Comunicatele pentru raduio şi Tv terbuie să fie scurte – două, trei paragrafe, Trebuie să le anexaţi varianta pentru presa scrisă, care este mai lungă, şi o fişă de informaţii. Dacă trimiteţi materialul prin e-mail, scrieţi un mesaj căruia îi puneţi în anexă comunicatele, fişele de informaţii şi graficele. Unui post de Tv îi puteţi oferi grafice şi scheme care să ajute la prezentarea evenimentului; unui post de radio – un interviu telefonic care să ilustreze prezentarea făcută şi să dea senzaţia prezenţei directe a personalităţii.
Comunicatele de presă pe videocasete sunt acceptate de şefii departamentelor de actualităţi, mai ales cand este vorba de informaţii din domeniile ştiinţei, sănătăţii, noutăţilor medicale.Pentru aceste comunicate, redactaţi înainte un scenariu.Acesta cuprinde informaţii de la faţa locului, elemente vizuale şi sunete; apoi se înregistrează videocaseta; are 30 de secunde pană la trei minute; în cazul unui reportaj are de la 5 la 20 de minute. Verificaţi ca expunerea să fie cursivă, să nu aveţi imagini figitive sau sunete confuze.Cand o trimiteţi prin satelit, înştiinţaţi reporterul înainte prin fax.
În privinţa stilului de redactare, textul trebuie să atragă din punct de vedere sonor. Cuvintele să fie clare, să se înţeleagă imediat; anunţaţi mai întai ascultătorii ce le veţi spune în conţinutul comunicatului.După prezentarea conţinutului faceţi la sfarşit un scurt rezumat despre ce transmitea mesajul. Stilul este oral, relaxat, introducerea lină; deci, ascultătorului îi prezentaţi povestea înainte de a o fi ascultat. Cand tonul este de conversaţie, frazele pot fi incomplete; frazele sunt scurte, subiectele şi predicatele răman alăturate; nu începeţi cu expresii prepoziţionale şi transmiteţi întai informaţia principală; nu precizaţi varsta , funcţia persoane invitate.
Atunci cand trimiteţi casete trebuie să le anexaţi şi un scenariu. Lipiţi bine scenariul de casetă sau de cutia ei; daţi scenariului acelaşi titlu care apare pe bandă, adăugaţi numele dvs, numele instituţiei, adresa şi numerele de telefon la care puteţi fi contactat, adresa de e-mail.
Exercitiu
Redactati un comunicat de presa pentru televiziune, faceti autoevaluarea textului
