Informaţional, managementul înseamnă date, informaţii, fluxuri şi circuite informaţionale,proceduri informaţionale, mijloace de tratare a informaţiilor ce contribuie la fundamentarea , adoptarea şi aplicarea deciziilor.
Dezvoltarea informaticii nu face decât să dea noi dimensiuni informaţiilor şi celorlalte componente ale subsistemului informaţional, pentru manager. Acest subsistem informaţional îndeplineşte rolul de consolidare a funcţiilor decizională, operaţională şi de documentare.
Sistemul informaţional contribuie la îndeplinirea obiectivelor generale şi specifice ale organizaţiei[1]. Creşterea dimensiunii, complexităţii şi importanţei sistemului informaţional din ultimele două decenii s-a reflectat şi în conturarea aşa numitului management al informaţiei.
Prin management al informaţiei se utilizează principiile manageriale referitoare la previziune, organizare, încadrare cu personal, coordonare şi antrenare.
Componentele sistemului informaţional se referă la:
- Date
- Informaţii
- fluxuri informaţionale
- circuite informaţionale
- proceduri informaţionale
- mijloace de tratare a informaţiilor
Data este reprezentarea cifrică sau letrică a unui fenomen, proces, activitate, acţiune etc.
Informaţia este o dată ce a fost supusă unui proces de prelucrare şi aduce un plus de cunoaştere pentru destinatar, furnizându-i elemente noi, valorificabile în exercitarea sarcinilor şi realizarea obiectivelor ce-i revin.
Informaţia este materia primă implicată în toate activităţile organizaţiei. Orice proces de muncă, indiferent de natura acestuia, se bazează pe informaţii.
Informaţia reprezintă şi un produs inevitabil al oricărui proces de muncă, de producţie, tehnic, financiar sau de personal.
Varietatea informaţiilor vehiculate în cadrul firmei este asigurată de multitudinea de criterii folosite în clasificarea lor.
Astfel, dacă se ia în considerare modul de prezentare, informaţiile[2] pot fi:
- orale, transmise prin viu grai, greu controlabile şi cu o mare viteză de circulaţie.
- scrise, consemnate pe hârtie, cu grad ridicat de conservare, ce necesită costuri modeste.
- audiovizuale, ce implică echipamente speciale, au viteză mare de circulaţie, foarte sugestive dar şi foarte costisitoare.
Dacă se urmăreşte direcţia vehiculării, informaţiile se delimitează în:
- ascendente, transmise de “jos în sus” şi referitoare la gradul de realizare a obiectivelor şi de aplicare a deciziilor.
- descendente, transmise de “sus în jos” sub forma deciziilor, indicaţiilor metodologice etc., dinspre manageri spre executanţi.
- orizontale, ce circulă între posturi amplasate pe acelaşi nivel ierarhic şi asigură realizarea unor lucrări complexe ori derularea unor acţiuni comune.
Dacă se are în vedere gradul de prelucrare, informaţiile pot fi:
- primare, foarte analitice, diverse şi neprelucrate
- intermediare, aflate în diverse stadii de prelucrare şi regăsite în eşalonul inferior al managementului ori la personalul din compartimentele funcţionale.
- finale, adresate managerilor din eşaloanele medii şi superior, foarte sintetice, complexe şi uşor valorificabile în adoptarea de decizii.
Din punct de vedere al provenienţei, informaţiile tratate de manageri şi executanţi pot fi:
- exogene, provenite mai cu seamă de la suprasistemele din care face parte firma şi au caracter predominant obligatoriu.
- endogene, generate în cadrul firmei, foarte eterogene şi atotcuprinzătoare.
Destinaţia informaţiilor le delimitează în alte două categorii:
- interne, respectiv informaţii adresate conducătorilor şi executanţilor din cadrul firmei şi cu un grad de agregare variabil, funcţie de amplasarea ierarhică a beneficiarilor.
- externe, destinate altor agenţi economici, instituţii, suprasisteme etc. cu un grad de agregare şi de formalizare foarte ridicat şi, de asemenea, foarte selective.
În sfârşit, modul de organizare a tratării permite desprinderea de informaţii:
- tehnico-operative, regăsite cu precădere în eşalonul inferior al managementului pentru a controla munca executanţilor.
- de evidenţă contabilă, referitoare mai ales la aspectele economice ale activităţilor firmei şi utilizate în fundamentarea de decizii tactice şi curente.
- statistice, cu pronunţat caracter postoperativ, foarte sintetice şi utilizate în evaluarea gradului de realizare a obiectivelor şi de proiecţie a unor obiective noi.
Fluxurile informaţionale[3] sunt trasee parcurse de informaţii de la emiţător la destinatar, în timp ce circuitele informaţionale evidenţiază drumul informaţiilor de la “naştere” la distrugere sau arhivare.
Deosebirea fundamentală dintre acestea este dată de lungime, cantitate de informaţii vehiculată, cost al transmiterii.
Firesc, managerul poate fi emiţătorul sau beneficiarul unor informaţii a căror circulaţie se asigură prin mai multe tipuri de fluxuri şi circuite informaţionale.
Dacă se au în vedere direcţia şi caracteristicile organizatorice ale extremităţilor implicate (furnizori şi beneficiari), fluxurile şi circuitele informaţionale pot fi:
- verticale, stabilite între posturi sau compartimente amplasate pe niveluri ierarhice diferite, între care există relaţii de subordonare nemijlocită (relaţii de autoritate de tip ierarhic) şi care permit vehicularea de informaţii ascendente şi descendente.
- orizontale, regăsite între posturi şi compartimente situate pe acelaşi nivel ierarhic, ce facilitează circulaţia de informaţii orizontale.
- oblice, stabilite între posturi sau compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite între care nu există relaţii de subordonare ci, de regulă, relaţii de autoritate de tip funcţional. Conţinutul lor este asigurat de informaţii ascendente sau descendente.
După frecvenţa producerii, fluxurile şi circuitele informaţionale sunt:
- periodice, repetate la anumite intervale de timp, funcţie de periodicitatea proceselor de muncă.
- ocazionale, ce au o frecvenţă aleatoare, funcţie de apariţia şi manifestarea anumitor situaţii în care este implicată firma.
Procedurile informaţionale cuprind elemente referitoare la modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiilor, operaţiile de efectuat şi succesiunea lor şi se precizează suporţii informaţionali, formulele şi mijloacele de tratare a informaţiilor.
Această importantă componentă informaţională se distinge prin câteva însuşiri esenţiale, după cum urmează:
- caracter foarte detaliat
- natură sofisticată, dată de instrumentarul matematic, economic, psihosociologic etc. utilizat
- grad ridicat de formalizare care să permită utilizarea pe scară largă a calculatoarelor
- caracter operaţional pronunţat
- economicitate sporită, generată de axarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional pe principii, reguli etc. specifice
Două categorii de mijloace de tratare a informaţiilor caracterizează firmele în perioada actuală:
- manuale (stilou, creion, calculator de birou, maşină de dactilografiat etc.), cu viteză redusă de tratare, cost scăzut şi posibilitatea apariţiei a numeroase greşeli.
- automatizate (calculatoare), cu viteză de prelucrare extrem de ridicată, costuri, de asemenea, ridicate, memorie internă puternică, siguranţă în calcule şi cu personal de specialitate (operatori, analişti, programatori etc.).
Informaţiile au valoare şi generează eficienţă la un nivel care depinde de complexitatea şi caracterul concurenţial al mediului implicat. În contextul dezvoltării organizaţiilor bazate pe cunoştinţe, valoarea şi puterea informaţiilor se amplifică.
Caracteristica societăţii moderne şi cea a organizaţiilor este marea varietate de circuite şi fluxuri informaţionale. Fluxurile informaţionale reprezintă cantitatea de informaţii care este transmisă între emiţător şi beneficiar, pe un circuit informaţional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost.
[1] Nicolescu, O., Rusu, C., Verboncu, I., Velicanu, M. – Sistemul informaţional al organizaţiei, Editura Economica, 2000, pag.52
[2] Nicolescu, O., Rusu, C., Verboncu, I., Velicanu, M. – Sistemul informaţional al organizaţiei, Editura Economica, 2000, pag.83
[3] Nicolescu, O., Verboncu, I. – Fundamentele managementului organizaţiei, Ed. Tribuna economica, 2001, pag.98
